업무를 하다보면, 두 가지 이상의 일이 몰리거나 급박한 일정에 맞춰 해야할 때가 있습니다. 반대로 갑자기 일정이 붕 뜨게되어 무엇을 해야할지 감이 잡히지 않을 때도 있습니다. 이때다 싶어 월급루팡이 되어야지라고 생각하시나요? 바쁘지도 않은데 무리하게 일 할 필요는 없지만, 일이 없다고 늘어질 필요도 없습니다. 일은 찾고자하면 항상 있습니다. 오히려 이때가 아니면 할 수 없는 업무도 있습니다.
🫥 문서 정리하기
급하게 작성한다고 얼기설기 기워 작성한 문서가 있지 않나요? 프로젝트는 끝났어도 문서는 남습니다. 나의 후임이 또는 다음 담당자가 이 문서를 볼 수 있습니다. 누가 보더라도 이해할 수 있게 문서를 정리합니다. 정해진 템플릿이 있다면 그에 맞춰 작성하고 정해진 템플릿이 없다면 간결명료하게 씁니다. 제외된 내용을 지우거나 추가된 내용을 작성합니다. 수정 버전이나 이유도 함께 작성하면 좋습니다.
예를 들면, 최근 개정된 개인정보보호법이 시행되면서 휴면 정책이 사라졌습니다. 기존에는 1년 이상 서비스를 이용하지 않으면 휴면 계정으로 전환하였습니다. 휴면 회원의 정보를 별도로 보관하고 일정 기간이 지나면 탈퇴 조치했습니다. 개정된 정책으로 인해 휴면 회원이라는 개념이 사라지고 미접속 기간에 상관없이 일반 회원으로 간주합니다. 이 상황을 아래와 같이 정리할 수 있습니다.
- 최신 버전 표시: 2023년 12월 27일 수정함.
- 수정 사유: 제39조의6 개인정보의 파기에 대한 특례규정이 삭제됨.
- 수정 내용: ① DB 구조는 그대로 유지, 1년 이상 미이용자의 정보를 휴면 회원 DB로 이동하지 않음 ② 개인정보 처리방침 제21조 삭제 ③ 2023년 00월 00일 공지, 00월 00일부터 적용
- 참고 자료: 개인정보보호법(링크), 이전 이용약관 및 개인정보 처리방침(링크)
🫥 파일 정리하기
문서를 정리했으면 파일을 정리할 차례입니다. 문서.docx, 문서_최종.docx, 문서_최종(1).docx 이렇게 3개의 파일이 있다면 어떤 것을 봐야 할까요? 이 문서들은 연관되어 있을까요? 가장 마지막에 수정된 문서만 확인하면 될까요? 중복되어 있거나 필요없는 파일은 삭제합니다. 날짜별, 버전별, 프로젝트별 등 주요 주제나 작업 단위로 분류하여 폴더로 정리합니다. 그리고 관리자 파일과 공유용 파일을 보기 쉽게 분리하면 협업할 때 편리합니다.
예를 들면, 당신은 서비스 로고를 디자인합니다. 시안에 따라 로고1, 로고2, 로고3 파일을 만들었습니다. 팀장님이 로고3을 조금 수정했으면 좋겠다고 하십니다. 로고3_v1, 로고3_v2, 로고3_v2_v2 파일이 생깁니다. 로고3_v2 파일이 최종 로고로 선택됩니다. 이제 어떻게 정리하면 좋을까요? 상황과 성향에 따라 달라지겠지만, 저는 2개의 폴더를 만듭니다. A 폴더에는 이때까지 작업한 파일을 담습니다. B 폴더에는 로고3_v2 파일을 복사합니다. 파일명을 [서비스명_로고]로 수정합니다.
그리고 png와 jpg 파일을 B 폴더에 저장합니다. 이전 버전의 로고를 찾는다면 A 폴더를 확인합니다. 디자이너나 개발자에게 로고를 전달해야 한다면 B 폴더를 확인합니다.
🫥 일정 정리하기
마지막은 일정 정리입니다. 마무리했던 프로젝트를 회고합니다. 예상했던 일정이 지켜졌는지 확인합니다. 지켜지지 못했다면 나의 역량 문제인지, 팀원과의 의사소통 문제였는지, 불가피한 사고가 있었는지 등을 체크합니다. 그리고 어떤 업무를 했는지 확인합니다. 처음 계획했던 업무인지, 추가된 업무와 생략된 업무는 무엇이 있는지, 어떤 업무가 어렵고 쉬웠는지 등을 평가합니다. 이 회고를 통해 다음 프로젝트의 일정과 나의 업무를 가늠할 수 있습니다. 일정을 가늠할 수 있다면 일정을 상황에 맞게 조절할 수 있고, 어렵다고 생각한 일을 미리 확인할 수도 있습니다.
- 일정 확인: 얼마나 걸렸는가? 예상한 일정이 맞는가?
- 리스크 확인: 내 역량 문제? 팀 문제? 그 외 외부 요인?
- 업무 확인: 무슨 업무를 했는가? 추가된 업무는? 생략된 업무는? 예상한 업무인가?
- 역량 파악: 나는 성장했는가? 무엇이 어려웠는가? 이 프로젝트에서 나의 강점은?
- 피드백: 다음 프로젝트는 얼마나 걸릴 것인가? 해야 할 업무는? 간소화할 수 있는 업무는? 미리 파악해야 할 업무는?
업무란 조금씩 쌓아두고, 통쾌하게 통과되는 게 좋다고 생각합니다. 그러려면 많은 경우의 수를 대비해야 합니다. 100개의 레고 조각과 100개의 설명서를 쌓아두고, 요구사항에 맞춰 조립해버리는 것처럼요. 시간 여유가 될 때 이러한 경우의 수를 파악하고 정리한다면 예상하지 못한 이슈가 발생해도 빠르게 대처할 수 있습니다.
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